入金管理をシステム化するメリット

入金管理とは？

企業の銀行口座には、さまざまな入出金があります。その中でも、特に経理担当者を悩ませているのが入金管理です。本ページでいう入金管理とは、得意先との間で発生した債権に対し、入金が適切にされているか確かめ、管理することを指します。

資金繰りを健全に保つことは企業経営においてとても重要です。現在キャッシュがどれほどあるのか、またどれほど投資できるのかを判断するため、入金管理は適切に行わなければなりません。ただ、ひと口に入金管理といっても、業種や業態よって多様なパターンがあるため、どうしても煩雑になりがちです。

入金管理が重要な理由

入金管理は資金繰りの面から、企業経営においてとても重要です。万が一入金管理をおろそかにしてしまうと、売上の対価として得られる予定だった入金の遅延に気付くのが遅くなってしまう恐れがあります。最悪の場合、気付いた時には自社の支払が滞る事態になってしまうことも考えられます。また、新たに投資をする際のように、臨時的に必要な資金を用意する場面でも、やはり入金管理をもとにしたキャッシュフローの確認は重要です。

入金管理の流れ

多くの企業の場合、入金の種別として大きな割合を占めるのは、売掛金に対する入金でしょう。

売上の対価として、月末に得意先へ請求書を発行し、翌月末に銀行振込が為されるのが一般的かと思います。ただ、企業によっては回収手段が銀行振込だけでなく、手形や小切手、でんさい（電子記録債権）など、「特定の期日になると現金化できる」という手段を採用しているなど、さまざまな入金手段が考えられます。

発行した請求書に対し、しっかりと額面通りに入金されているか、またそれとは別軸で、多岐にわたる入金手段や期日を管理していく業務が入金管理になります。

入金管理のよくある課題

これまで述べてきました入金管理ですが、資金繰りにおいて重要であるということ、入金手段が多様であるということがお分かりいただけましたでしょうか。この特徴から、実際にはどのような課題が予測されるでしょうか。

1.多様な入金手段の管理

銀行振込、小切手、手形、でんさい（電子記録債権）、口座振替など入金手段は多種多様です。

ではなぜ入金手段はここまで多くあるのでしょうか？銀行振込に統一することは難しいのでしょうか？それは、企業間取引において多くの場合では支払側に主導権があり、支払側の指定する入金手段に対応しなくてはならないという構造的要因があるからです。

手形やでんさいでは満期日という概念があり、現金化のスケジュールを管理しなければなりませんし、前受金や預り金がある場合はそれらも加味して入金管理をしなければなりません。

また、入金手段は顧客の利便性向上のためさらに増え続けています。近年はクレジットやコンビニ払い、電子手形なども企業間取引で採用されています。これを都度エクセルなどで管理していくのはとても難しいでしょう。

2.取引数・パターン数の増加に対してリソースが不足する

入金パターンが増えるということは、それだけ管理すべき情報が増えるということです。
たとえば手形の場合、決済期日や裏書人、交換所など、通常の銀行振込にはない管理項目が生じます。また、業態によっては一般的な、「分割払い」や「前払い」も、売上金額としては同じであるにもかかわらず、入金管理の手間ばかり増えることは明らかです。

企業が成長し、取引先が増えるほどに入金パターンも増えていきますから、たとえば、取引件数が２倍になったとして、入金管理の手間は２倍には収まりません。限りあるマンパワーでは、いずれ対応しきれなくなる可能性が高いと考えられます。

3.そもそも入金消込が大変

ここまで複数の入金手段の話をしてきましたが、請求書と入金額が一致しているかどうかを確認する入金消込作業もネックになります。

半角カナの振込依頼人名義から得意先を特定し、請求額と入金額が一致しているか、複数の請求書が合算されて入金されていないか、前受金はないか、振込手数料や消費税誤差が発生していないかなど、そもそもの入金消込作業がとても大変です。

入金管理の課題解決に役立つシステム化

企業経営において重要な判断を下すために必要な入金管理ですが、多くの企業においては特定の経理担当者が一手に担うケースが多いと考えられます。重要かつミスの許されないプレッシャーのかかる業務なので、システムにより効率化できるのであれば検討すべきです。

1.属人化の排除

入金管理をする際には、取引先ごとの入金方法や慣習を把握する必要があります。それらを知っているのは特定の経理担当者のみだという場合も少なくないと思います。万が一、その経理担当者が休暇や異動、退職してしまった場合、どうすることもできません。このような誰かがいないとできない業務をシステム化することによって誰でも対応可能にすることができます。

会社の経営にかかわる重要な業務だからこそ、システム化をするメリットは大いにあると思います。

2.正確性向上と月次決算早期化

多くの企業では、通帳をATMにて記帳したり、インターネットバンキングで確認するなどの方法で、入金を確認するのが一般的でしょう。そうすると、当然ながら、ATMに出向いたり、インターネットの画面を見たりして、請求書の情報と照らし確認する手間が生じます。

こうした手間を防ぐには、入出金情報を自動で取得できる仕組みを使用すると有効かもしれません。しかし、たとえ自動的に入金者や金額を把握できても、それだけで入金管理は終わりません。それぞれの入金がどの取引に対応したものかを見分けるには、やはり請求情報と照らし合わせて人が判断する必要があるからです。たとえば、B社への請求金額が10万円だったにもかかわらず、入金額が9万円しかなかったのであれば、「金額を間違えて支払われたものか」「一部の取引に対応する入金なのか」といったことを、個別的に判断しなくてはなりません。

この手間をシステム化することで、入金の過不足があった場合にもシステムを見れば一目で分かるようになり、急な人員不足になった場合にも迅速な対応が可能です。

3.経営上のリスク軽減

入金管理をするのが人間の場合、どうしても避けられないことがあります。それはヒューマンエラーです。もちろん、経理の方々は日々ミスをしないように細心の注意を払っていると思いますが、日々の業務を常に緊張状態で行う必要が出てきてしまいます。

この細心の注意を払わないといけない業務をシステム化することで経理の方々の精神的負担を減らすことができるだけでなく、ミスも同時に減らすことができるのです。

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