売掛金管理の全体像とシステムによる効率化

そもそも売掛金とは

売掛金とは、商品や役務などを提供して売上が発生しているものの、得意先からまだ回収できていないお金のことを指します。未収入金とよく似ていますが、どちらも債権であることは共通していますが、売掛金は会社の売上となる営業活動から発生した債権であるのに対し、未収入金は営業外で発生した債権となります。

売掛金の回収時に万が一不足や遅延があった場合には、該当する得意先の洗い出しや不足額、遅延理由、遅延期間、督促などを行わなくてはなりません。

1.管理台帳の作成

まず、エクセルなどを用いて得意先別の売掛金一覧を作成します。その会社独自のフォーマットを使うこともあれば、インターネット上にある汎用フォーマットを使用する会社もいらっしゃいます。

記載する内容は会社によって異なりますが、「得意先名」、「繰越残高」、「当月発生売掛額」、「当月入金額」などが基本的でしょうか。「振込手数料額」や「入金予定日」などの日付関係なども補足項目としてあると便利です。

3.遅延案件の遅延期間の把握

つぎは、売掛金が遅延している期間を洗い出します。いつの売掛金がいくら足りなくてどのくらいの期間遅れているのか、しっかりと把握する必要があります。

念のため、細かい売掛金の過不足も併せて洗い出しておき、先ほど「2.滞留した売掛金の把握」で算出した売掛金総額に照らし合わせて金額が一致するか確認しておきましょう。

5.回収の計画

ここまでで、遅延している売掛金について細かく把握できたと思います。ここから、売掛金の回収方法を計画していきます。

貸倒が発生しそうな場合はどのような対処をするべきか、リスクマネジメントをしておきましょう。

最悪の場合は法的措置をとる必要も出てきますが、こちらに非はないため、不安にかられることのないように努めましょう。

1.売掛金回収状況のリアルタイム把握

売掛金管理システムには、売掛金の一元管理はもちろん、優れた入金消込機能がついていることも多く、入金消込の結果、売掛金の遅延状況やその得意先はどこかなどリアルタイムで把握できるため、迅速で正確な経営管理を行えます。

3.全債権、全入金の包括的な管理

ここまで売掛金に注目して解説してきましたが、もちろん未収入金や前受金、手形などの期日債権、繰越など、会社全体の債権/入金は多岐に渡ります。

それごとにエクセルブックを作成していたのでは、どんどん煩雑になっていきミスの原因を特定するのも困難になるでしょう。

すべての情報を売掛金管理システムに集約することで、包括的な管理や把握ができるようになります。