売掛金管理の全体像とシステムによる効率化

売掛金管理業務の概要

売掛金管理とは、得意先に対する売掛金の回収状況を管理することをいいます。入金管理と意味合いは似ていますが、入金管理は振り込まれた入金や回収した手形などのお金そのものの管理を指し、売掛金管理は債権側の視点にたって発生した売掛金の回収状況・遅延状況全体を管理することを意味します。

本記事では、アナログな売掛金管理の煩雑さやシステムによる解決方法などを解説します。

そもそも売掛金とは

売掛金とは、商品や役務などを提供して売上が発生しているものの、得意先からまだ回収できていないお金のことを指します。未収入金とよく似ていますが、どちらも債権であることは共通していますが、売掛金は会社の売上となる営業活動から発生した債権であるのに対し、未収入金は営業外で発生した債権となります。

売掛金の回収時に万が一不足や遅延があった場合には、該当する得意先の洗い出しや不足額、遅延理由、遅延期間、督促などを行わなくてはなりません。

売掛金管理が必要な理由

もし売掛金管理を怠り回収漏れが発生してしまうと、得られるはずであったお金が得られないという事態になりかねません。売掛金が回収できないと利益が逼迫され、それを補うために一体どれほどの売上を追加であげなければいけないのかは想像がつくかと思います。

また単純に、資金繰りの問題から今後の支払いに影響を及ぼす可能性があります。経営計画という側面からも、新規投資のための資金が足りないという事態に陥ることもあるかもしれません。

売掛金管理の流れ

システム化がされていない企業の場合、売掛金管理は下記のような順番で業務することが多いようです。

売掛金が長いこと回収できないと、貸倒が発生してしまい永遠に回収できなくなってしまうため、時には法的措置をとることも必要となります。

1.管理台帳の作成

まず、エクセルなどを用いて得意先別の売掛金一覧を作成します。その会社独自のフォーマットを使うこともあれば、インターネット上にある汎用フォーマットを使用する会社もいらっしゃいます。

記載する内容は会社によって異なりますが、「得意先名」、「繰越残高」、「当月発生売掛額」、「当月入金額」などが基本的でしょうか。「振込手数料額」や「入金予定日」などの日付関係なども補足項目としてあると便利です。

2.滞留した売掛金の把握

上記で作成した売掛金管理台帳に当月の入金額を記入し、売掛金の過不足や遅延がないかを見ていきます。万が一滞留した売掛金があればその得意先を洗い出します。また、遅延している売掛金総額も併せて洗い出しておきましょう。

3.遅延案件の遅延期間の把握

つぎは、売掛金が遅延している期間を洗い出します。いつの売掛金がいくら足りなくてどのくらいの期間遅れているのか、しっかりと把握する必要があります。

念のため、細かい売掛金の過不足も併せて洗い出しておき、先ほど「2.滞留した売掛金の把握」で算出した売掛金総額に照らし合わせて金額が一致するか確認しておきましょう。

4.遅延理由の明確化

未入金の売掛金を特定出来たら、遅延している得意先との窓口になっている営業担当などに連絡し、売掛金の入金が遅延している理由をヒアリングしてもらわなければなりません。場合によっては督促しなければならないので、早急に理由を特定する必要があります。

5.回収の計画

ここまでで、遅延している売掛金について細かく把握できたと思います。ここから、売掛金の回収方法を計画していきます。

貸倒が発生しそうな場合はどのような対処をするべきか、リスクマネジメントをしておきましょう。
最悪の場合は法的措置をる必要も出てきますが、こちらに非はないため、不安にかられることのないように努めましょう。

売掛金管理のシステム化によるメリット

ここまで解説したように、売掛金管理には多くの工数が必要となることがお分かりいただけたでしょう。では、多様で複雑な売掛金管理業務に対応する「売掛金管理業務特化型のシステム」を導入しシステム化することで、どのようなメリットが得られるかを考えてみましょう。

1.売掛金回収状況のリアルタイム把握

売掛金管理システムには、売掛金の一元管理はもちろん、優れた入金消込機能がついていることも多く、入金消込の結果、売掛金の遅延状況やその得意先はどこかなどリアルタイムで把握できるため、迅速で正確な経営管理を行えます。

2.エクセルの管理台帳からの脱却

売掛金管理をシステム化することで、エクセルによる毎月の売掛金管理台帳の作成工数を大幅に削減することが可能です。

売掛金管理台帳は、単月で完結するものではなく、毎月繰り越して更新していくことが多いため、エクセル等ではどうしてもコピーミスや入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しがちです。

売掛金一覧の作成から、入金消込、滞留管理まで同一システムで一気通貫に行うことがベストといえるでしょう。

3.全債権、全入金の包括的な管理

ここまで売掛金に注目して解説してきましたが、もちろん未収入金や前受金、手形などの期日債権、繰越など、会社全体の債権/入金は多岐に渡ります。

それごとにエクセルブックを作成していたのでは、どんどん煩雑になっていきミスの原因を特定するのも困難になるでしょう。

すべての情報を売掛金管理システムに集約することで、包括的な管理や把握ができるようになります。

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さらに、残高年齢表（エイジングリスト）や滞留一覧表をワンボタンで出力することも可能です。回収状況や滞留状況を営業部門にメール/チャット通知することで、全社的な債権回収意識の向上にも寄与します。

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